Over klantgerichtheid en efficiënt communiceren
Soms kost het volgen van procedures meer energie dan het beantwoorden van een eenvoudige vraag.
Geplaatst op donderdag 10 augustus 2006
Velen van ons krijgen dagelijks grote hoeveelheden e-mail voor de kiezen. Als het grootste stuk van de taart is verwijderd, ongewenste e-mail in de vorm van spam en virussen, blijven er nog vele mailtjes over die behandeld en beantwoord moeten worden. Vaak kost het ontdekken van de juiste context van het bericht meer tijd dan het daadwerkelijke beantwoorden ervan.
Dit ervaart ook een relatie van mij, die zijn contacten daarom aanspoort zo veel mogelijk de voorafgaande correspondentie mee te sturen. Een handige oplossing om de dagelijkse stroom e-mailberichten sneller te kunnen afhandelen.
Deze persoon is hier echter vrij principieel in, zo schetste mijn verbazing deze week toen ik hem een eenvoudige vraag stelde over een e-mailwisseling die we vele weken geleden hadden gehad. Ik kwam hier op terug omdat ik nog steeds op een antwoord op mijn laatste bericht zat te wachten, kennelijk was deze hem aan het oog ontschoten bij het doornemen van zijn inbox op de betreffende dag. Kan gebeuren.
Al snel ontving ik een reactie, echter niet op de eenvoudige vraag die ik stelde, maar met het vriendelijke verzoek toch even de eerdere mailtjes toe te sturen. Helaas had ik die op mijn laptop even niet bij de hand, waardoor mijn antwoord op zich liet wachten.
Terug op kantoor stuurde ik meteen de gevraagde mailtjes als bijlage door. Het ging om verschillende berichten, dus dat leek me het makkelijkst. Opnieuw een reactie. Of ik alsjeblieft geen attachments mee wilde sturen, deze worden niet geopend. Toen maar alle mailtjes los doorgestuurd. Maar ook dat werd niet gewaardeerd. Alle relevante communicatie moest per se onder elkaar in één bericht worden gebonden.
Nu zijn we in een discussie verwikkeld of ik mij wel of niet voldoende inspan om een vloeiende e-mailcommunicatie in stand te houden. Terwijl de persoon in kwestie zelf degene was die in gebreke was gebleven door mij nog een reactie verschuldigd te blijven.
Dit heen-en-weer gemail kost hem al met al meer tijd dan het direct beantwoorden van mijn vraag in beslag zou hebben genomen. Terwijl ik e-mail altijd zo'n snelle en directe wijze van communiceren heb gevonden!
Hoeveel regels omvat uw maildisclaimer?
Tags: e-mail, ondernemen, online reputatie en Sint.
Lees ook deze gerelateerde artikelen
- Hoe zat het nu met Makro en klantgerichtheid?
- Geef het goede voorbeeld als internetbedrijf!
- Over klantgerichtheid en efficiënt communiceren (2)
- Slimme berichtregels om het u makkelijk te maken
- De eeuwige uitzondering
- UPC houdt je aan het lijntje
Reacties bij dit artikel
Plaats je reactie bij dit artikel
Omdat dit artikel meer dan een jaar oud is, is het niet meer mogelijk om te reageren.
Hehe, klinkt vrij irritant. Sommige mensen verschuilen zich liever achter regeltjes en procedures, in plaats van gewoon een antwoord te geven (N)