Tijd en geld besparen met een goede huisstijl
Behaal als organisatie voordeel door medewerkers niet steeds opnieuw het wiel te laten uitvinden.
Geplaatst op vrijdag 6 juli 2007
Wanneer we het woord huisstijl horen, denken we vooral aan briefpapier, visitekaartjes en belettering. De vaste huisstijl is echter meer dan het gezicht van een bedrijf of instelling naar de buitenwereld. Bij het vaststellen van een corporate identity is ook binnen de organisatie zelf winst te behalen, vooral bij het verbeteren van de efficiency in de dagelijkse praktijk.
Medewerkers van uw bedrijf kunnen in de dagelijkse praktijk op verschillende manieren met uw huisstijl te maken krijgen. Bijvoorbeeld bij het opstellen van brieven, het uitbrengen van offertes, het maken van facturen en rapporten en het bijwerken van de bedrijfswebsite. Het gevaar dat hier op de loer ligt is dat medewerkers zich elke keer opnieuw bezig moeten houden met opmaakkwesties door eigen interpretaties te geven aan de richtlijnen van uw huisstijl.
Het maken van een huisstijl moet dus verder gaan dan het ontwerpen van briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, autobelettering en gevelreclame. Door bij het bepalen van een huisstijl ook stil te staan bij het vaststellen van sjablonen en opmaakprofielen voor regelmatig terugkerende documenten, hoeven u en uw collega's zich alleen nog te bekommeren om de inhoud. De vormgeving (bestaande uit o.a. lettertypes, marges en vaste briefhoofden) is immers al van tevoren vastgelegd.
Met zijn boek "Bedrijfscommunicatie in Office" gaat schrijver en consultant Peter Kooijman vooral in op de wijze waarop huisstijlen in de praktijk kunnen worden toegepast. Dit levert een interessante handleiding op die verder gaat dan de veel gehoorde redenen voor en esthetische eisen aan een huisstijl.
Kooijman behandelt in zijn boek, na een korte introductie van het begrip "huisstijl", de technische kant van het ontwikkelen van een huisstijl; wat betekent de keus voor een bepaald lettertype voor de opmaak van brieven, facturen en rapporten? Of, zoals de schrijver het zelf zegt, een goed uitgevoerde huisstijl komt niet als een konijn uit een hoge hoed. Hierbij komt zijn achtergrond als reclameman en zoon van een offsetdrukker goed van pas.
In de tweede helft van het boek wordt stap voor stap uitgelegd hoe de specificaties van uw huisstijl kunnen worden toegepast in programma's als Word, PowerPoint, Excel en Access door te werken met vaste sjablonen. Het boek gaat hierbij verder dan waar de bekende cursusboeken van dergelijke softwarepakketten ophouden. Hoe laat je bij het opzetten van sjablonen en opmaakprofielen de functies van een programma volledig in je voordeel werken? Ook worden tips gegeven over het toepassen van uw huisstijl op de internetsite en in e-mails.
Als ik eerlijk ben maak ik me ook regelmatig schuldig aan het copy-pasten en vervolgens bewerken van een bestaande brief of offerte om delen hiervan te hergebruiken. Volgens Kooijman zorgt dit voor een onnodig risico op het insluipen van foutjes. Door in plaats hiervan te werken met vaste opmaaksjablonen en hulpmiddelen wordt het op maat schrijven van documenten gemakkelijker dan aanpassen. En het gebruik van formuliervelden maken het maken van documenten bijna letterlijk tot een invulling, waarbij handige schakelopties er voor kunnen zorgen dat bijvoorbeeld een dagtekening automatisch wordt ingevuld.
Over het geheel is "Bedrijfscommunicatie in Office" een boekje dat ik de beginnende of meer gevorderde ondernemer of professional van harte kan aanbevelen. Het biedt een nieuwe kijk op hoe we, door de wijze waarop de huisstijl in de organisatie wordt toegepast te veranderen, een consequente toepassing van de huisstijl kunnen waarborgen. Waarbij we ook nog eens tijd en geld kunnen besparen.
Bestellen kan door middel van het sturen van een e-mail naar mail@peterspen.nl. De kosten van het boekje zijn € 19,95. Geef je aan dat je bestelt naar aanleiding van het artikel op het weblog van Smeding Concepts dan betaal je geen verzendkosten.
Tags: boek, huisstijl en kantoorsoftware.
Lees ook deze gerelateerde artikelen
- Veel bedrijfsnamen raadsel voor consument
- Laat je inspireren door vijftig praktijkvoorbeelden
- De betekenis van kleuren in webdesign
- Op het internet naar een miljoenenbusiness
- Media˛: Lees meer over de kracht van crossmedia
- Windows Vista en Office 2007 in de schappen
Reacties bij dit artikel
Robbert op vrijdag 6 juli 2007 om 12:30Jammer dat ik geen ondernemer ben, anders had ik het boek zeker besteld!
Hoe zit jouw huisstijl in elkaar, alles groen-blauw, of degelijk zwart- wit? :)
Mark op maandag 8 september 2008 om 00:37Dit artikel maakte me erg enthousiast over dit boekje, totdat ik de website van peterspen bezocht en schrok van het gebrek aan huisstijl.
Plaats je reactie bij dit artikel
Omdat dit artikel meer dan een jaar oud is, is het niet meer mogelijk om te reageren.
Tsja, klinkt wel als een aardig boekje, maar het is niet aan mij besteed.