Zeven manieren om je e-mailberichten te verbeteren
E-mail is een snelle en directe manier om te communiceren. Zeven waardevolle tips.
Geplaatst op zondag 9 september 2007
E-mail is in de basis een communicatiemiddel waarmee je even snel een berichtje naar een familielid, bekende, collega, klant of leverancier kunt sturen. Regelmatig krijg ik naar mijn hoofd geslingerd dat ik altijd van die lange e-mails schrijf en betrap ik anderen erop dat ik hun berichten later nooit terug kan vinden omdat ze geen specifiek onderwerp hebben gekregen.
Als je met een aantal punten rekening houdt, zul je merken dat de e-mailcommunicatie veel vloeiender zal verlopen. In deze post vijf tips om je e-mailverkeer te optimaliseren.
- Omschrijf kort en duidelijk wat je vraag is of wat je wilt mededelen
Bij het schrijven van je mailtje heb je misschien alle tijd om er een heel verhaal van te maken. Als je snel een antwoord wilt, ben je afhankelijk van de agenda van de ontvanger. Korte berichten waarbij gemakkelijk te zien is wat er gevraagd wordt of wat je punt is werken in het zakelijke verker beter dan lange verhalen met veel irrelevante details. - Vul een passend onderwerp in bij elk bericht
Veel mensen versturen mailtjes met onderwerpen als 'Vraag', 'Opmerking'. Welke vraag? Wat voor opmerking? Door een inhoudelijk beschrijvend onderwerp te kiezen weet de ontvanger meteen waarover de e-mail gaat en is het bericht later makkelijker terug te vinden. - Begin een nieuw bericht voor elke nieuwe berichtenwisseling
Een andere gewoonte van veel mensen is om bij het sturen van een e-mailtje een bericht van een paar weken terug te nemen en die te beantwoorden. Gevolg: een niet-relevante woordenwisseling onderaan het bericht en een onderwerp dat niet slaat op de inhoud van het bericht. Beter is om bij een nieuwe berichtenwisseling met een schone lei te beginnen en jezelf te dwingen een passend onderwerp in te vullen. - Beantwoord je lange mails met veel vragen? Schrijf tussen de regels door!
Soms ontkom je er niet aan lange mails over en weer te sturen met veel verschillende punten. Ik maak dat zelf veel mee bij het inventariseren van de wensen van een klant voor een nieuwe website. Het kan in zo'n geval prettig zijn om je reacties in het originele bericht van de andere partij te zetten zodat duidelijk is te zien waar je op in gaat. Maak wel duidelijk onderscheid tussen de originele tekst en je reacties, bijvoorbeeld door een afwijkende tekstkleur of een inspringingsteken aan het begin van de regel. - Gebruik aan, cc en bcc waarvoor ze bedoeld zijn
Bij het versturen van e-mailberichten kun je ontvangers invoeren in drie velden: aan, cc (carbon copy) en bcc (blind carbon copy). Plaats de ontvanger of ontvangers waarvan je een reactie verwacht in het aan-veld en mensen die het bericht ter kennisgeving ontvangen in de cc. Met dit onderscheid zorg je er voor dat de ontvangers weten wat er eventueel van ze wordt verwacht.
Stuur je een soort mailing naar meerdere ontvangers en is het niet de bedoeling dat ze elkaars e-mailadressen kunnen zien? Zet niet iedereen in de aan, maar plaats de ontvangers in het bcc-veld en stel bijvoorbeeld je eigen adres in als hoofdontvanger. Zo voorkom je dat de ontvangers elkaar kunnen zien en bijvoorbeeld elkaar rechtstreeks gaan mailen. - Lees berichten na voor het versturen
Aan een e-mailtje wordt over het algemeen minder tijd besteed dan een formele brief. Vooral wanneer we tijdens het schrijven zinconstruncties meerdere keren omgooien, wil er nog wel eens wat mis gaan. Dat is niet erg, maar we willen natuurlijk niet dat er onnodig storende foutjes in onze mailtjes sluipen. Na het doorlezen van de e-mail kun je eventuele foutjes nog verbeteren. Voer eventueel een spellingscontrole uit. - Beperk het gebruik van leesbevestigingen
Bij de meeste e-mailprogramma's kun je standaard instellen dat de ontvanger verzocht wordt een bevestiging te versturen bij het openen van het bericht. Dit klinkt handig, maar wordt door de meeste ontvangers als behoorlijk irritant ervaren. Veel mensen klikken standaard op 'nee', waardoor de functie zijn nut verliest. Gebruik de leesbevestiging dus alleen in gevallen waar dit echt gepast is, zoals dringende zaken. Ditzelfde geldt voor prioriteitsmarkeringen.
Tags: copywriting en usability.
Lees ook deze gerelateerde artikelen
- Basisetiquette voor het versturen van e-mailberichten
- "This page is under construction"
- Heldere informatie
- 20 waardevolle video's voor webmasters
- Maak een einde aan lege webteksten
- Nieuwe dossiers over het schrijven van teksten
Reacties bij dit artikel
Er zijn nog geen reacties geplaatst bij dit artikel. Vragen en opmerkingen zijn van harte welkom!
Plaats je reactie bij dit artikel
Omdat dit artikel meer dan een jaar oud is, is het niet meer mogelijk om te reageren.