Slimme berichtregels om het u makkelijk te maken
Ontvangt u veel e-mail dan is het handig berichten in te delen naar afzender en prioriteit. Dit kan makkelijk met regels.
Geplaatst op dinsdag 16 oktober 2007
Omdat ik dagelijks flink wat e-mail binnenhaal, scheidt ik de berichtenstroom in mailtjes die direct kunnen of moeten worden afgehandeld, en berichten waar ik een keer rustig voor moet zitten.
Nu is het zo dat die laatste categorie de laatste weken flink is aangegroeid, met als gevolg dat ik nu tegen de honderd ongelezen berichten heb die op mij liggen te wachten. Een deel hiervan is inmiddels op een andere manier teruggekoppeld, maar het is wel de hoogste tijd om hier de bezem eens doorheen te halen.
Maar hoe kun je nu op een gemakkelijke manier onderscheid maken tussen bijvoorbeeld belangrijke en minder belangrijke mailtjes en interne en externe e-mails? De meeste e-mailprogramma's bieden de mogelijkheid om berichtregels te maken, die er voor zorgen dat bij het binnenhalen van een bericht een bepaalde actie wordt uitgevoerd.
In dit artikeltje geef ik een voorbeeld van hoe je met berichtregels kunt werken in Outlook om berichten automatisch in te delen in mappen. Ik wil later ook nog eens terugkomen op het automatisch toekennen van markeringen, wat ook erg handig kan zijn.
Berichtregels in Microsoft Outlook
Het venster om berichtregels is bij recente Outlook-versies te vinden in het menu Extra, optie Regels en waarschuwingen.
Bij het openen van dit dialoogvenster wordt een overzicht van aanwezige regels weergegeven en is de mogelijkheid nieuwe regels toe te voegen, berichtregels aan te passen en de volgorde waarin de regels moeten worden toegepast te bepalen.
Outlook biedt de optie om regels te maken aan de hand van sjablonen, maar ik geef er de voorkeur aan om te beginnen met een lege regel.
Berichten indelen in mappen
Een veelgebruikte optie in Outlook is het automatisch laten indelen van berichten in mappen, vooral door mensen die e-mail ontvangen via meerdere e-mailaccounts. Met een berichtregel kun je deze e-mail heel gemakkelijk opsplitsen.
In mijn Postvak In komen bijvoorbeeld zowel zakelijke als privéberichten binnen. Ik gebruik hiervoor twee aparte e-mailadressen.
In mijn Postvak In heb ik een submapje 'Privé' gemaakt waar ik alle e-mail vanaf mijn privé-e-mailadres wil laten binnenkomen.
Hiervoor kiezen we in het venster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel en vervolgens op de optie Beginnen met een nieuwe regel. Outlook zal ons nu in stappen de instellingen aanbieden voor onze nieuwe berichtregel. Om verder te gaan klikken we op Volgende.
Eerst moeten we instellen aan welke voorwaarden e-mailberichten moeten voldoen voor deze regel. Omdat we in dit geval iets willen doen met de berichten die binnenkomen via een bepaalde account, kiezen we via de naam map account.
Onderin het scherm kunnen we nu door te klikken op naam map kiezen voor welk account de regel geldt.
Natuurlijk kunt u ook andere voorwaarden gebruiken, of meerdere voorwaarden instellen waar berichten aan moeten voldoen.
Als u klaar bent met het opgeven van de voorwaarden, klikt u weer op Volgende.
We zijn nu zo ver dat we kunnen opgeven wat er moet gebeuren wanneer berichten aan de opgegeven voorwaarden voldoen. Hier hebben we opnieuw een flinke lijst met mogelijkheden.
Wij kiezen voor de optie verplaats het bericht naar naam map. Net als bij de vorige stap kunnen we door op naam map te klikken instellen wat er precies moet gebeuren. We kiezen hier als map 'Privé' die we van te voren hebben aangemaakt.
Als we weer op volgende klikken, komen we in een venster waar we uitzonderingen kunnen instellen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u de regel niet wilt laten toepassen op berichten waar een uitnodiging is bijgevoegd, of berichten die van een bepaalde afzender komen.
In het laatste venster geven we de berichtregel een herkenbare naam en kunnen we kiezen de berichtregel na het aanmaken direct uit te voeren op het Postvak In. Na een klik op Voltooien worden berichten vanaf uw privéaccount voortaan automatisch naar de map Privé verplaatst.
Tags: ondernemen en Sint.
Lees ook deze gerelateerde artikelen
- Goede vrijdag, of niet?
- Wie komt beslagen ten ijs in Dragon's Den?
- Wiens tent is top?
- Sint pint 277 keer per seconde
- "Vakantie zorgt voor frisse kijk op zaken"
- Hoe zat het nu met Makro en klantgerichtheid?
Reacties bij dit artikel
Sint op woensdag 17 oktober 2007 om 10:55Omdat ik zelf gebruik maak van Microsoft Outlook en dit programma bij veel bedrijven wordt gebruikt, heb ik me hierop geconcentreerd.
Ik geef in mijn verhaal aan dat veel andere e-mailprogramma's (zoals Thunderbird) vergelijkbare functies bevatten. Helaas kan ik niet voor al deze programma's uitleggen hoe het daar werkt, maar ik ben ervan overtuigd dat Google ook hiervoor je beste vriend is :-)
Maar wie weet besteed ik nog wel een keer aandacht aan Thunderbird. Ik sluit niet uit dat ik in de toekomst nog eens volledig ga overstappen van Microsoft Office naar open source software als Mozilla Thunderbird en OpenOffice.
Ton op woensdag 29 oktober 2008 om 17:23Schrijf ook is een artikel over hoe je een berichtregels maakt als je e-mail naar en ik bedoel naar een bepaalde persoon in je contacten verstuurd. Leg dan eens uit op je website hoe dat werkt of geef me even een mailtje. Dus ik stuur iemand een bericht, en dit bericht moet opgeslagen worden in een bepaalde map. Hoe doe ik dit? bedankt dragnet@upcmail.nl
Plaats je reactie bij dit artikel
Omdat dit artikel meer dan een jaar oud is, is het niet meer mogelijk om te reageren.
En als je nou Mozilla Thunderbird gebruikt? Of is dat voor een volgend artikel?