Content Management Systemen
Dit artikel is onderdeel van het dossier: Content Management
Onder Content Management Systemen verstaan we computerprogramma's die ons in staat te stellen informatie te beheren, meestal om deze te publiceren op een website op het internet. Het Content Management Systeem verleent ons via de browser toegang tot een beveiligde omgeving waar de content beheerd kan worden. Soms moet voor het CMS een programma geïnstalleerd worden, maar de meeste systemen zijn platformonafhankelijk.
De omschrijving "het beheren en publiceren van informatie" klinkt nogal breed en dat klopt ook wel. Content Management-oplossingen zijn er in zeer diverse verschijningsvormen, elk toegesneden op een bepaalde situatie of specifiek type organisatie. Hierdoor is er altijd wel een CMS-oplossing beschikbaar die bij je past.
Een eenvoudig CMS stelt je uitsluitend in staat pagina's in de website te bewerken. In de meer complexe systemen zul je meer functionaliteiten aantreffen voor het beheren van je documenten en is het vaak mogelijk informatie over meerdere kanalen te publiceren. Denk aan het beheren van meerdere websites tegelijk en het aansturen van intranetsites. Een intranet is een op internettechnologie gebaseerd communicatieplatform voor intern gebruik.
De techniek
Een CMS bestaat uit drie verschillende delen. Centraal staat de database, waar alle content, informatie, wordt opgeslagen. De back-end is de beheeromgeving waarin de content wordt aangestuurd. In de front-end ten slotte wordt de inhoud van de website gekoppeld aan de vormgeving en gepubliceerd. Het CMS verschilt dus van softwarepakketten als Frontpage of Dreamweaver in de zin dat het geen middel is om een website te maken, maar vooral om de informatie te beheren, presenteren en publiceren.
Deze scheiding tussen vormgeving en presentatie enerzijds en content en structuur anderzijds zorgt ervoor dat de informatie altijd via een vast herkenbaar stramien is te raadplegen. Het CMS zorgt ervoor dat de content op de juiste plaats verschijnt in de website, intranet of andersoortige presentatie.
Aanschaf van een CMS
Als het goed is denk je al vóór de ontwikkeling van je internetoplossing na over hoe je deze wilt gaan onderhouden. Toen het web nog in de kinderschoenen stond en veel bedrijven voor het eerst een website lieten maken, was het vrijwel vanzelfsprekend dat naast de bouw ook het onderhoud werd uitbesteed. Dat betekende een hoge mate van afhankelijkheid en extra kosten achteraf wanneer er aanpassingen aan de website plaats moesten vinden.
Door je website te laten aansturen door een Content Management Systeem, kun je het meeste onderhoud aan je sites heel eenvoudig zelf uitvoeren. Er is geen technische kennis nodig; de mogelijkheden en indeling van de meeste CMS-systemen komen grotendeels overeen met welbekende Office-software zoals Word.
Aan het implementeren en/of laten ontwikkelen van een CMS zijn vaak kosten verbonden. In eerste instantie lijken deze aanschafkosten een aanslag op het budget da je beschikbaar hebt voor je website, maar doordat jij en je medewerkers op efficiënte wijze zelf de site kunnen onderhouden, zal deze investering zich op termijn ruimschoots terugverdienen. Ook kan een kwalitatief Content Management Systeem langer meegaan dan je website zelf.
Kies de best passende oplossing
Welk CMS het beste bij je past, wordt vooral bepaald door het doel dat je voor ogen hebt. Een bedrijf waar één persoon verantwoordelijk is voor het beheer van een site die bestaat uit enkele pagina's, zal andere eisen stellen aan een website beheersysteem dan een organisatie die de redactie organisatiebreed wil laten plaatsvinden en een keur aan bedrijfs- en productinformatie op het internet wil plaatsen. En uiteraard komt op een gegeven moment ook het kostenplaatje om de hoek kijken.
Het belangrijkste is dat je CMS goed aansluit bij je wensenpakket. Smeding Concepts levert en ontwikkelt CMS-oplossingen in eigen huis, maar verwijst soms ook naar andere leveranciers. Je wilt goed en gemakkelijk met je Content Management uit de voeten kunnen en geen functies te kort komen of ongebruikt laten. Breng je eisen dus goed in kaart en oriënteer je op de partner die hier in alle opzichten het best bij aansluit.
Schaalbaarheid
Naast het feit dat een CMS moet aansluiten bij de eisen die je er nu aan stelt, kan onderscheid gemaakt worden tussen CMS'en in de mate waarin ze de mogelijkheid bieden aanpassingen en uitbreidingen aan te brengen aan de techniek. Wat als je een extra website wilt lanceren? Een versie van je website in een tweede of derde taal? Of wanneer de totale huisstijl van je site gewijzigd moet worden? Hoe makkelijk is het om nieuwe onderdelen toe te voegen? En kunnen later ook koppelingen worden gelegd met bijvoorbeeld een administratiepakket?
Het zou zonde zijn als je bestaande CMS in zo'n geval ineens achterhaald blijkt te zijn. Gelukkig zijn de meeste contentmanagement systemen modulair opgebouwd, wat betekent dat er gemakkelijk bouwstenen toegevoegd kunnen worden. Veel leveranciers bieden daarbij de mogelijkheid tot maatwerk aan.