Document Management
Dit artikel is onderdeel van het dossier: Content Management
Een ander specifiek onderdeel van Content Management is het beheer van documenten. Bij websites spreken we ook wel over mediabestanden, omdat het in de regel gaat om afbeeldingen, brochures en steeds vaker ook audio en video. Naast het tekstmateriaal maken ook deze bestanden onderdeel uit van de content van je internetsite.
In Content Management Systemen zien we steeds vaker specifieke functionaliteiten terug om documenten te archiveren. De scheiding tussen Document Management Systemen (DMS) en Content Management Systemen (CMS) begint door deze integratie steeds meer te vervagen.
Als je bepaalde documenten opslaat in je CMS om deze in je website te kunnen publiceren, waarom zou je dit zelfde systeem dan niet ook gebruiken voor het algemene informatiebeheer binnen je organisatie? Steeds meer CMS-leveranciers zien hiervan de voordelen voor hun klanten in en rusten hun pakketten uit met nieuwe functies.
Archiveren van informatie
Document Management is vergelijkbaar met de harde schijf van je computer: een centrale plaats om informatie (bestanden en documenten) op te slaan. Door de informatie op te slaan in een logische hiërarchische structuur en beschrijvende (meta-)informatie toe te voegen aan de bestanden, kan deze gemakkelijk teruggevonden worden.
Om administratieve en operationele processen efficiënt te laten verlopen binnen een organisatie, is het gewenst dat de juiste informatie snel beschikbaar is. Uiteraard zonder de beveiliging van gevoelige of bedrijfskritische informatie uit het oog te verliezen. Het archiveren van gegevens is een belangrijke schakel in het beheren van informatiestromen.
Toepassingen van Document Management in een CMS
Het eerste doel van Document Management binnen een CMS bestaat uit het kunnen publiceren van de documenten via bijvoorbeeld een website. Voorbeelden zijn een illustratie binnen een tekst of het kunnen downloaden van een catalogus door de bezoeker. Dit is in vrijwel elk CMS mogelijk. Een groot aantal pakketten slaat ook de paginateksten op in het DMS-gedeelte. Op deze wijze kunnen teksten gemakkelijk worden hergebruikt op verschillende plaatsen in de site en elders in de organisatie.
Daarnaast kan documentbeheer worden opgenomen als het Content Management Systeem wordt gebruikt om een intranet of extranet aan te sturen, of als binnen het CMS bijvoorbeeld ook Project Management plaatsvindt. Gemeenschappelijke documenten, zoals richtlijnen of standaardcontracten, zijn dan binnen de hele organisatie centraal toegankelijk. Door belangrijke documenten integraal te publiceren op een intranet, zijn altijd de meest actuele versies in de omloop. Ook kan toegang tot bepaalde informatie worden afgewogen aan het niveau van de gebruiker van het intranet.
Invoer
Voor een Content Management Systeem is de internetbrowser het belangrijkste middel om documenten toe te voegen aan de database. Bij mediabestanden wordt dit geregeld door deze te kunnen uploaden naar het systeem. Middels een webformulier, of een apart uploadgereedschap. Worden ook de teksten opgeslagen in het Document Management Systeem, dan wordt dit vaak geïntegreerd met het beheren van de pagina.
In de meest uitgebreide pakketten zijn ook koppelingen met interne kantoorsoftware zoals Microsoft Office en overige software mogelijk om tot een geïntegreerde totaaloplossing voor informatiebeheer te komen.
Versiebeheer
Sommige pakketten voor DMS of CMS bieden de gebruiker tevens versiebeheer. Dat wil zeggen dat meerdere versies van een bestand opgeslagen kunnen worden. Hierdoor kan de geschiedenis van een document worden gevolgd en wijzigingen eventueel teruggedraaid worden. Sommige systemen gaan zelfs zo ver dat medewerkers aan verschillende versies van een document kunnen werken, waarna het document aan het einde automatisch wordt samengevoegd.
Een andere vorm van versiebeheer die onder andere bij websites vaak voorkomt, is meertaligheid. Wanneer een website in verschillende talen aangeboden moet worden, kan een Document Management Systeem helpen bij het beheren van de verschillende taalversies. Bijvoorbeeld door bij te houden of voor elk document een vertaalde versie beschikbaar is en om te helpen ook vertaalde documenten up-to-date te houden wanneer wijzigingen worden aangebracht aan het originele bestand.